1.Qui nous sommes
NEO Événements (9556-0363 Québec inc.) est un organisateur professionnel de congrès établi à Montréal. Nous traitons des renseignements personnels pour notre propre compte et, dans le cadre de mandats, pour le compte des organisations clientes qui nous confient l'organisation de leurs événements.
2.Renseignements que nous recueillons
- Participants aux événements : nom, coordonnées, organisation, type d'inscription, renseignements de paiement (traités par des prestataires de paiement, jamais conservés par NEO), préférences déclarées au formulaire d'inscription.
- Conférenciers : profil professionnel (nom, titre, affiliation, biographie, photo), présentations et documents téléversés.
- Commanditaires, exposants et fournisseurs : coordonnées professionnelles et renseignements de facturation.
- Demandes de lettres d'invitation (visa) : renseignements d'identité recueillis exclusivement par formulaire sécurisé, jamais par courriel.
3.Finalités
Nous utilisons ces renseignements pour : gérer les inscriptions et la participation aux événements; produire les programmes, badges et listes de participants (selon les consentements donnés); répondre aux demandes; émettre factures et reçus; et, uniquement avec votre consentement, vous informer d'activités et d'événements futurs.
4.Consentements
Toute utilisation au-delà de la gestion de votre participation fait l'objet d'un consentement distinct au moment de la collecte (communications promotionnelles, apparition sur la liste des participants, captation d'images, publication du profil de conférencier). Vous pouvez retirer un consentement en tout temps en nous écrivant ou via le lien de désabonnement des courriels.
5.Communication à des tiers et à l'extérieur du Québec
Nous ne vendons jamais vos renseignements. Nous les communiquons uniquement : à l'organisation cliente pour laquelle l'événement est organisé; à nos prestataires technologiques dans la mesure nécessaire aux services (plateformes d'inscription, hébergement infonuagique dont des serveurs situés au Canada, suite bureautique, outils d'envoi de courriels, prestataires de paiement); et lorsque la loi l'exige. Certains prestataires traitent des données à l'extérieur du Québec; nous nous assurons alors que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate, notamment par des engagements contractuels et des mesures comme la minimisation et la pseudonymisation.
6.Utilisation d'outils d'intelligence artificielle
Nous utilisons des outils d'intelligence artificielle pour améliorer la rapidité et la qualité de nos services, notamment pour préparer des réponses à vos questions par courriel. Les réponses entièrement automatisées sont identifiées comme telles et vous pouvez en tout temps demander qu'un membre de notre équipe traite votre demande. Nos outils d'IA sont régis par des conditions commerciales qui interdisent l'utilisation de vos renseignements pour l'entraînement des modèles. Les renseignements d'identité sensibles (comme les documents de voyage) ne sont jamais traités par ces outils.
7.Témoins de connexion (cookies) et technologies similaires
Nos sites web utilisent des témoins de connexion (cookies). Les témoins essentiels au fonctionnement du site sont activés par défaut. Les témoins de mesure d'audience, de personnalisation ou de profilage ne sont activés qu'avec votre consentement, que vous pouvez donner, refuser ou retirer en tout temps via la bannière de gestion des témoins ou les réglages du site. Aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d'établir votre profil n'est activée sans votre consentement préalable. Vous pouvez rouvrir la gestion des témoins à tout moment via le lien Gérer les témoins au bas de chaque page.
8.Conservation et sécurité
Nous conservons les renseignements le temps nécessaire aux finalités et aux obligations légales, puis nous les détruisons de façon sécuritaire. Nous appliquons des mesures de sécurité proportionnées à la sensibilité des renseignements : contrôle des accès, chiffrement, hébergement sécurisé et formation de notre équipe.
9.Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur rectification, le retrait d'un consentement ou la cessation de leur diffusion. Adressez toute demande au responsable de la protection des renseignements personnels; nous y répondrons dans un délai de 30 jours.
10.Incident de confidentialité
Tout incident présentant un risque de préjudice sérieux sera notifié aux personnes concernées et à la Commission d'accès à l'information, conformément à la loi.
11.Responsable et contact
Responsable de la protection des renseignements personnels, confidentialite@neoevents.ca, 1 807 500-8322. Cette politique est révisée périodiquement; la date de version fait foi.